オフィスの引越しで失敗しないコツ～注意すべきこと7選～
こんにちは。Wiz広報部です。
Wizもおかげさまで5年目に突入し、業績とともに従業員数も右肩あがりで、現在のオフィスも大分窮屈になってきました。
「そろそろ借り増して欲しい」などの声もチラホラ聞こえてきます。
そこで今回、オフィスの引越しに必要なこと、どれくらい大変なものなのか、を調べてみました。
オフィスの引越しでは、個人の引越しと違い確認したり決めないといけないことは山ほどあるので、絶対に押さえておくべき注意点をまとめます。
オフィス引越しで注意すべきこと
1、移転する目的を明確にする
2、現物件の契約条件の確認
3、仲介業者選び、物件探し
4、新オフィスの契約
5、移転先の内装決定
6、引越し
7、移転後
それでは順番にみていきましょう。
1、移転する目的を明確にする
オフィスが手狭になったからなのか、家賃を抑えるためなのか、セキュリティがしっかりしているところなのか、立地条件か、など移転の目的を明確にする必要があります。仲介業者に依頼する場合も、目的が明確になっていないと物件を探すのは難しく、希望する物件にも巡りあえません。また、きちんと目的が明確になっていれば、選ぶときの優先順位もつけやすく、検討するときにも色々な物件を比較しやすくなります。
【チェックポイント】
□移転する目的を箇条書きにして優先順位をつける
2、現物件の契約条件の確認
契約期間を確認します。
契約内容によっては、期間が満了になる前の解約は費用負担になる可能性もあります。また、解約予告については、予定日の6カ月前までに行わないといけないところが大半になるので、まずは今の契約条件がどのような内容かを確認します。もし移転の目的が「コストを抑える」という場合は、解約金や現状回復費などでかえって高くなってしまう可能性もあるので、確認が必要です。
【チェックポイント】
□解約予告期間
□敷金の返還時期
□現状回復の範囲
3、仲介業者選び、物件探し
仲介業者によって、得意分野は異なります。特定のエリアに強い業者や、移転費用削減のコンサルティングも行っている業者、居抜き物件の取り扱いに強い業者、フリーレントに強い業者など、探す条件の優先度によりお願いする業者を選ぶのが良いようです。業者の選び方については、企業HPをみて、今までの実績や会社の強みなどどんな情報が掲載されているかみて比較検討してください。
また、大手の仲介業者は、各支社と連携して広範囲にわたり物件を探してもらうことができるので、県をまたいで移転する場合などは大手などに相談したら良いかもしれません。
なおオフィスの場合は敷金として、6カ月～12カ月ほどかかるケースが多くビルによって異なりますのでこのあたりもしっかり確認しておきましょう。
【チェックポイント】
□移転時の優先度が高い項目に強い業者選び（HPなどでチェック）
□複数の業者に依頼する
4、新オフィスの契約
希望通りの物件が見つかったら契約ですが、その前に申し込み・入居審査があります。会社の規模や事業内容、ほか諸条件により審査に通らないケースもありますが、書類不備などによって審査に落ちないように提出する書類はしっかと準備しておきましょう。会社のパンフレットなどは必要になってくるので、もしない場合は会社概要がわかる資料は作成しておいた方が良さそうですね。
さて、審査に通ったら契約です。契約にはさまざまな書類が必要です。書類に不備や漏れがあると契約までに時間がかかってしまう可能性があるので、事前に必要書類はしっかりとチェックして揃えておきましょう。
主に契約時に必要なもの
会社実印、登記簿謄本、印鑑証明、保証人実印、代表者実印など
【チェックポイント】
□書類に不備がないように事前に確認
5、移転先の内装決定
新オフィスのレイアウトを決めていきます。移転先に持っていくデスクや什器と新たに揃える什器を決めてレイアウトしていきます。オフィスのレイアウトでは、現在のオフィスで困っていることなどを改善するチャンスです。効率良く働ける環境を作るために、導線などを意識したレイアウトにしましょう。
【チェックポイント】
□一人あたりのデスクサイズ
□必要設備や備品のチェック
□購入する備品の選定
□内装工事見積もり
6、引越し
移転先が決まったら、オフィスレイアウトと同時に引っ越し業者にも見積もり依頼をします。引っ越す時期により費用も大きく異なります。また、価格も重要ですが不慣れな業者だと家具をぶつけてしまったり、低価格の場合は人員が少なくて搬入に時間がかかってほかの作業に遅れが出た、などかえって負担になるケースもあります。一括で見積もりができるサイトなどで、まずは価格を比較した上で、オフィスの引越しの実績がきちんとある業者か、口コミなどをチェックしましょう。
なお以下サイトでは、一括で見積もりができるほか、口コミのランキングなども見ることができるので参考にしてください。
引越し侍サイト→
【チェックポイント】
□複数の業者に見積もり
□価格だけではなく、実績などをチェック
7、移転後
移転に伴いさまざまな届け出が必要になります。特に本社の移転では漏れがないようにご注意ください。
・届け出が必要な主な項目
本店移転登記（法務局）
異動届（税務局）
異動届（都税事務所）
事業所所在地変更届（社会保険事務所）
名称所在地変更届（労働基準監督署 ）
雇用保険事業所変更届（職業安定所 ）
郵便物届出変更届（郵便局）
取引関係にも移転のお知らせをします。移転前に事前に印刷所に依頼しておくと良いですね。ほか、HPにニュースリリースを掲載したり会社概要の情報を更新してください。
【チェックポイント】
□役所届けは漏れがないように事前にリストにしておく
□取引先への移転連絡は、事前にリストアップ・あいさつ状を作成
まとめ
オフィスの引越しには、最低でも6カ月以上の期間が必要と言われています。
個人の引越しと違い、物件探しや現状回復、引越しや移転連絡など、やることは多く煩雑で6カ月という期間はあっとゆう間に過ぎていきます。
ざっくりとポイントを説明してきましたが、進めていくなかで、やることは山ほどありますので、くれぐれも漏れがないように、項目ごとにチェックリストをつくりスケジュールをたてて進めてください。
また、移転には、物件の保証金や、オフィス什器の購入、内装工事、現状回復費、引越費用など多額の費用が発生しますので、きちんと予算のシミュレーションをしておくことをおススメします。
当社では、オフィス環境のインフラ改善からコスト削減のコンサルティングも行っており、移転先のオフィス環境を整えるお手伝いもしております。
LEDや節水コマの導入によるコスト削減、また通信費やその他コストについて、現在の状況と移転先の環境をヒアリングした上で、最適なコスト削減プランもご案内いたします。
少しでもコストを抑えたい、今まで問題があったなどお困りなことがあれば、移転を機にぜひオフィス環境の改善をお考えください。
ご相談はぜひWizへ
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