【テレワーク事例紹介】第四回 総務部
Wizでは、新型コロナウイルス感染症の拡大と緊急事態宣言の発令を機に、テレワークを本格的に導入し在宅勤務体制を整えてきました。
そこで、Wizmブログでは、秘書受託事業・人事・営業・総務と部署ごとに4回にわたって、Wizのテレワーク事例をお届けしていきたいと思います。
最終回の【テレワーク事例紹介】では総務部をご紹介。働き方の環境整備や制度設計をする側の気づき・課題を総務部の山中さんにうかがいました。
Q1.テレワーク環境を整えるにあたり、どんなことをした?
生産性低下を防ぐための対策やセキュリティ面を強化
山中：機材、セキュリティ、制度、ルール、この4点を準備しました。
社員の８割が一斉に在宅勤務に切り替えることになり、まずノートパソコンを用意。その後、セキュリティ面を強化するために最良のシステム・管理ツールを早急に検討・導入しました。
制度面については、在宅期間、マネジメント面など生産性低下を防ぐための対策を練りましたね。結果、Wizの要である営業部隊は、コール数を含めて数字の管理ができると判断し、問題なくテレワークに移行していけたと思います。
バックオフィスについては、PCカメラや、その他のデバイスを用意する必要がありましたが、以前からGoogleのグループウェアツールシステムを活用していたので、通常の稼働から会議まで、スムーズにテレワーク環境を整えてこれたと思っています。
Q2.課題になったことは何？
新人教育をはじめ、経験・知識・文化を育むこと
山中：課題に上ったのは、やはり新人教育です。仕事を自分で完全にできる人やクリエイティブ職の社員は問題ないのですが、Wizは若い人材が多い会社なので、オンライン化によって経験・知識・文化を学ぶ体験やチャンスがなくなるのではと懸念しましたね。すぐに聞ける上司や先輩がそばにいないというのは、成長スピードにも関わることなので、「育てる空間を確立しづらい」という課題は今でもあります。
現在、期間を設けずテレワークを実施していますが、状況を見つつ在宅3割、出社7割に移行していき、その後どこまで在宅でも教育面を進めていけるか、総合的に見極めてテレワークと上手に付き合っていきたいと思っています。
Q3.制度面の整備を行う際に注視したことは?
在宅稼働の意識づけをする
山中：たくさんあるのですが一部お伝えすると、「自宅PCの活用をOKにするか」や「交通費支給をどう変えていくか」については協議を重ねました。マイPCについては、生産性が上がるスペックの高いものを持っている方もいるので、セキュリティ面だけルールを作り、セキュリティソフトを徹底させ使用範囲を広げることにしましたね。
交通費については、今までは、出勤日数が少ないと全額支給されない場合もあったのですが、そこの制限を緩和しました。どうしても顔を合わせたい打ち合わせや商談はあるので、そのあたりは会社としてフレキシブルな姿勢を見せられたかなと思っています。
Q4.テレワークを行う社員が増え、トラブル等は発生したか？
子育てと仕事の両立や回線周りのトラブル
山中：各所から様々な声はいただきました。
特に0～2歳児の小さな子供を持つ社員からは「保育園も休園になり、日中、子供をみる必要があるので仕事ができない」「有給をフルに使って休むしかない」などの意見が上がり、家庭内で抱えるストレスについて嘆く方が多くいらっしゃいました。でも本当によくやってくださったなと感謝しています。
また、回線系のトラブルもありましたね。オンラインツールを活用した商談では、遅延や固まってしてまうといった支障を訴える事例がありました。現在も各地で回線周りを強化して、引き続き改修を行っています。
Q5.経営、制度を整備する側が注意することは何か?
タスク管理ができるよう、機材・セキュリティ・制度・ルールを整える
山中：一番はタスク管理ができるようにしておくことですね。そのためには、最初にお伝えしたように機材・セキュリティ・制度・ルールをしっかり整えることが必要だなと感じました。
これら4つが固まっていれば、どのような状況下でも組織が崩れることもありませんし、個々の仕事も支障なく行えると思っています。振り返りをしながらですが、今後も教育面以外に課題は出てくるとは思います。しかし、一度この社会の大きな変化に柔軟に対応できた経験は、会社全体を強くしてくれたと考えます。
端末・情報の一つひとつ、社員一人ひとりを大切な資産と捉え、これまで以上に保護・管理していくためにどうすべきかということを、テレワーク導入事例から細かく追い、働き方の制度構築に役立てていきたいと思っています。
Q6.これからのテレワークに必要なことは？
制度・環境をアップデートさせ多様性に富んだ働き方を
山中：池袋の新オフィスではフリーデスク化になり、身軽なワークスタイルに変わってきています。テレワークを含めて、今後やはり簡素化、一元化といったスマートかつ多様性に富んだ働き方が主流になると考えています。
子育て世代に限らず、様々な方がいろいろな働き方ができるよう、私たち総務部では制度・環境整備を常に行い、ITリテラシーの教育とともに時代に合わせた制度面をアップデートしていかなければなりませんね。
また、在宅ワーカーでも優秀な方はたくさんいます。遠隔でもマネジメントのポジションについていただいたり、どんどん自分から仕事を動かしてもらえるように、テレワーク文化も作っていかなければならないと感じています。
4回にわたってお届けしたテレワーク事例いかがだったでしょうか？部署ごとに違った発見や工夫点があったと思います。ぜひ、参考にしてみてください。
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